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Mai

Coronanews #3 : comment pérenniser le télétravail ?

Le déconfinement ne signifie pas la fin de la crise sanitaire. La prudence reste de mise, et surtout, cette période inédite nous permet de repenser notre manière d’organiser le travail. Comme de nombreuses entreprises, My Client is Rich a rapidement mis en place le télétravail. Depuis, nous avons décidé d’approfondir la réflexion. Maintenir les activités de l’agence à distance, hors de nos locaux, implique une communication particulièrement fluide.

Si le travail à domicile se normalise, comment l’organiser durablement ? Comment et dans quelle proportion pérenniser le télétravail ? Est-ce que cela bénéficie à nos clients ? Dans cet article, nous esquissons quelques pistes pour y répondre. Installez-vous confortablement et bon télétravail !

Pérenniser le télétravail grâce à une mise en place efficace

Le « home office » a le vent en poupe. Selon une enquête réalisée par Malakoff Humanis, 73% des salariés souhaitent poursuivre le télétravail. Facebook, Google et Twitter ont déjà pris des engagements à ce sujet. Le gouvernement français vient même de mettre en ligne une FAQ. Bref, le télétravail est amené à être pérennisé. Mais son maintien durable nécessite une mise en place, un accompagnement et une communication efficace. Pour cela, il y a des lois à connaître, de bonnes habitudes à adopter et des outils numériques à maîtriser.

Mise en place juridique et communication interne

Vous avez compris que le télétravail ne s’improvise pas. Les questions juridiques ne sont pas à minimiser. Dans le Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » Ainsi, l’employeur a le devoir d’informer et de communiquer auprès des télétravailleurs. Le maintien durable du télétravail va donc d’abord dépendre d’une communication interne transparente et pertinente. Par exemple, chaque collaborateur doit connaître ses droits.

Le droit au repos des salariés et toutes les règles en matière de durée du travail restent applicables. Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur est disponible doivent être déterminées. La distinction entre temps de travail et temps de repos doit être claire et garantir le droit à la déconnexion. En outre, l’accident survenu sur le lieu du télétravail pendant l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail. Communiquer sur ces aspects permet de consolider un autre élément indispensable à la continuité du télétravail : la confiance.

Avantages et mise en place de bonnes habitudes

Une bonne communication interne et une équipe soudée ne suffisent pourtant pas à garantir le succès et la pérennité du télétravail. Encore faut-il pouvoir mettre en place de bonnes habitudes ! Celles-ci risquent d’être très différentes selon qu’on habite en famille, en colocation ou seul. Le recours au télétravail recouvre donc des réalités très variées. Mais cette forme d’organisation du travail, plébiscitée en ces temps de distanciation sociale, peut être synonyme d’autonomie et d’agilité. Les avantages sont nombreux (à condition d’avoir un espace de télétravail adapté) :

  • Perdre moins de temps et d’énergie (dans les transports) ;
  • Personnaliser ses horaires et rythmes de travail ;
  • Favoriser des conditions propices à la concentration.

Ces avantages peuvent profiter à l’employeur comme aux clients, ceux-ci pouvant compter sur des collaborateurs plus sereins, plus engagés… et donc plus performants. Cependant, réorganiser son espace et son temps de manière autonome, repenser les relations avec ses collègues, concilier vie pro et vie perso dans un même lieu, etc. Tout cela peut être déstabilisant ! Certains télétravailleurs se trouvent isolés ou vite débordés. Il s’agit alors de les accompagner et de les guider. Afin d’assurer la mise en place de bonnes habitudes, l’usage d’outils collaboratifs performants est indispensable.

Mise en place d’outils collaboratifs connectés

Grâce à la généralisation du Cloud et des outils collaboratifs connectés, le télétravail peut permettre d’optimiser le travail à un coût avantageux pour l’entreprise. Voici donc un rapide tour d’horizon de certains outils collaboratifs numériques que nous vous conseillons :

Slack : C’est une plateforme de communication professionnelle qui facilite le télétravail en équipe. L’application regroupe différentes conversations organisées par thèmes ou groupes, en one-to-one ou à plusieurs. Une fenêtre privée fait office de bloc-notes personnel. Slack permet aussi d’archiver les documents partagés et des discussions passées (accessibles via un moteur de recherche). C’est très utile pour les nouveaux arrivants. Enfin, Slack synchronise d’autres applications et s’utilise efficacement pour faire de la veille et centraliser les informations nécessaires au quotidien.

ClickUp : C’est un logiciel de gestion de projets rassemblant de nombreuses fonctionnalités. Particulièrement personnalisable, ce logiciel permet de choisir l’affichage le plus pertinent pour visualiser les différentes tâches à réaliser durant un temps défini. ClickUp offre aussi la possibilité de discuter, réagir et commenter dans chaque task. Il y a un système d’assignations et de notifications aidant au suivi des projets. C’est un outil efficace pour l’organisation générale du télétravail.

G Suite : My Client is Rich étant une agence Google Premier Partner, nous faisons honneur aux outils proposés par la firme de Mountain View. Il y a ce qu’il faut pour héberger, partager et collaborer. Gmail, Docs, Drive, Agenda pour les entreprises. Mais aussi Meet pour les apéros-visioconférences où nous refaisons, ensemble, le monde. Enfin, au moins celui de l’Agence de Demain…

Au-delà des outils collaboratifs, nous vous conseillons aussi l’usage d’extensions pour navigateurs. Que vous utilisiez Chrome, Firefox ou un autre navigateur, il est souvent difficile d’organiser efficacement ses onglets. Heureusement, il existe un certain nombre d’extensions (légères, faciles à installer et gratuites) permettant de mieux gérer vos pages web ouvertes. Catégoriser, épingler, renommer, annoter ou favoriser la concentration sont autant de fonctionnalités recommandées.

astronautes en télétravail

Quelques conseils pour télétravailler avec sérénité

Mais l’usage d’outils numériques ne sauraient faire oublier les bonnes vieilles méthodes : post-it colorés, to-do list, segmentation de l’espace et du temps, etc. Nous parlions plus haut de bonnes habitudes à mettre en place : voici donc quelques conseils et astuces pour ne pas perdre pied et envisager l’avenir avec sérénité.

  • Aménager votre espace de télétravail. Il s’agit d’abord de délimiter, chez vous, l’espace où vous télétravaillez. Si vous n’habitez pas seul, il est important de faire comprendre aux autres que vous avez un espace professionnel dédié. Cet espace doit être légitime, pratique et confortable. Réfléchissez aussi à l’ergonomie de votre poste de travail. En effet, votre santé et votre productivité dépendent de votre position assise (bien droite), face à l’écran.
  • Maîtriser le temps du télétravail. Votre rapport au temps de travail change. Le plus important est de conserver un rythme régulier, proche de vos horaires habituels. Avec des modulations conciliant votre travail et les activités propres à votre domicile. Mais n’oubliez pas de faire des pauses ! Cela signifie alterner entre des plages de concentration et de déconnexion. Des rituels bien rôdés. Pensez aussi à suspendre les notifications hors du temps de travail.
  • Déconnecter, bouger, respirer ! Continuer le télétravail avec sérénité nécessite aussi de se déconnecter. Lors de vos pauses, avant de vous mettre au travail et après, éloignez-vous de l’écran ! Levez-vous, faites des exercices physiques, plongez-vous dans des activités plaisantes sans ordinateur, sortez de chez vous, etc. Bref, votre efficacité au travail dépend autant de ce que vous faites en dehors que de votre discipline lors des tâches à accomplir.

Dernière chose : les journées difficiles ou peu productives arrivent à tous. Rien de grave ! L’essentiel est de rester organisé. L’efficacité reviendra alors d’elle-même.

 

Vous l’aurez compris : nous continuons le télétravail. Mais rassurez-vous, nous ne désertons pas pour autant l’Open Space. Nous pensons même à l’améliorer. Vous pourrez donc bientôt nous retrouver à l’agence, que ce soit pour un rendez-vous, un événement, une formation. Ou une visite amicale. Pérenniser le télétravail invite aussi à repenser et revaloriser vos locaux.

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